Deine Website soll neu aufgebaut werden. Bevor Farben, Bilder und Seiten entstehen, braucht das Projekt eine gemeinsame Grundlage: Was soll besser werden, was muss erhalten bleiben und wer entscheidet worüber?
Wenn du einen Website-Relaunch vorbereiten möchtest, brauchst du dafür kein fertiges Pflichtenheft. Eine geordnete Sammlung reicht zunächst aus. Sie hilft mir, dein Unternehmen zu verstehen, offene Fragen zu erkennen und einen passenden Umfang anzubieten.
Hier geht es um diese Vorbereitung. Falls die Entscheidung noch offen ist, findest du im Beitrag Website modernisieren oder neu erstellen die passenden Kriterien. Für den folgenden Ablauf nehmen wir an: Der Neustart steht fest.
1. Beschreibe, was nach dem Relaunch besser funktionieren soll
„Moderner aussehen“ ist ein Wunsch, aber noch kein überprüfbarer Arbeitsauftrag. Hilfreicher sind konkrete Beobachtungen: Eine wichtige Leistung fehlt, Anfragen kommen aus dem falschen Gebiet oder Interessenten finden den Ansprechpartner nicht.
Ein fiktives Beispiel: Ein Handwerksbetrieb möchte künftig stärker komplette Badmodernisierungen anbieten. Dann muss die neue Website dieses Angebot verständlich erklären, geeignete Referenzen zeigen und eine Anfrage zum Vorhaben ermöglichen. Ob daneben kleine Reparaturen weiterhin beworben werden, gehört ebenfalls ins Briefing.
Notiere deine drei wichtigsten Ziele und ordne sie nach Bedeutung. Ergänze, woran du später eine Verbesserung erkennen möchtest: weniger Rückfragen, besser passende Kontakte oder eine einfachere Pflege. Eine bestimmte Zahl neuer Aufträge lässt sich daraus nicht zusagen. Die Ziele geben dem Projekt jedoch eine nachvollziehbare Richtung.
2. Sammle vorhandene Seiten und ihren künftigen Zweck
Öffne deine bisherige Website und notiere die wichtigsten Seitenadressen. Dazu gehören Leistungen, Kontakt, Referenzen, häufig gelesene Ratgeber und verlinkte Downloads. Markiere außerdem, welche Adressen auf Visitenkarten, in Profilen oder laufenden Anzeigen verwendet werden.
Eine einfache Liste mit vier Spalten genügt: bisherige URL, Inhalt, geplante Entscheidung, offene Frage. Mögliche Entscheidungen sind erhalten, überarbeiten, zusammenführen oder entfernen. Eine gut funktionierende Seite muss ihren Platz nicht verlieren, nur weil das Design wechselt.
Wenn URLs geändert werden, planen wir die Zuordnung von alten zu passenden neuen Seiten und dauerhafte Weiterleitungen. Eine pauschale Weiterleitung sämtlicher alter Seiten zur Startseite ist dafür keine gute Lösung. Google empfiehlt passende Zieladressen und die Aktualisierung interner Links. Das erläutert der Leitfaden zu Website-Migrationen.
3. Bereite Inhalte vor und kennzeichne, was noch fehlt
Sammle vorhandene Texte, Logo-Dateien, Bilder und Projektbeispiele an einem gemeinsam vereinbarten Ort. Gib den Dateien verständliche Namen. „Badumbau Musterprojekt, freigegeben“ hilft mehr als eine Sammlung aus „final_neu_3“ und unbeschrifteten Handyfotos.
Für jede wichtige Leistung brauche ich Antworten auf diese Fragen:
- Was übernimmst du konkret und was gehört nicht dazu?
- Für welche Kunden und welches Einzugsgebiet arbeitest du?
- Wie läuft ein Auftrag vom ersten Gespräch bis zum Abschluss?
- Welche echten Beispiele und häufigen Kundenfragen erklären deine Arbeit?
Halte fest, welche Inhalte verwendet werden dürfen und wer die Freigabe dafür gibt. Fehlende Bilder oder unklare Nutzungsrechte gehören auf die Aufgabenliste. Du musst nicht alles selbst formulieren; wichtig ist, dass fachliche Informationen und Zuständigkeiten verfügbar sind.
4. Kläre Zugänge und Zuständigkeiten frühzeitig
Erstelle zunächst eine Übersicht der beteiligten Systeme: Domain, Hosting, WordPress, geschäftliche E-Mail, Analysewerkzeuge, Buchungssysteme und kostenpflichtige Erweiterungen. Notiere Anbieter, Vertragsinhaber und zuständigen Ansprechpartner. In diese Übersicht gehören noch keine Passwörter.
Bitte schicke mir Zugangsdaten nicht unverschlüsselt per E-Mail. Wir vereinbaren einen sicheren Übertragungsweg oder richten passende Einladungen und eigene Benutzerkonten ein. Welche Berechtigungen benötigt werden, hängt von den vereinbarten Arbeiten ab. WordPress unterscheidet dafür Benutzerrollen mit unterschiedlichen Rechten.
Du solltest deinen eigenen Zugriff behalten. Kläre auch, wer eine Anmeldung mit zusätzlicher Bestätigung freigeben kann. Wenn ein früherer Dienstleister Zugänge verwaltet, beschaffen wir diese rechtzeitig. Ein geplanter Veröffentlichungstermin hilft wenig, wenn erst am selben Tag die Domainzuständigkeit geklärt wird.
5. Vereinbare einen klaren Weg für Entscheidungen
Lege einen Ansprechpartner fest, der Rückmeldungen aus deinem Unternehmen zusammenführt. Wenn fünf Personen unabhängig Änderungen schicken, entstehen schnell widersprüchliche Wünsche. Eine gemeinsame Liste mit Seitenadresse, Beobachtung und gewünschter Anpassung macht die Abstimmung leichter.
Wir halten fest, wann Struktur, Texte, Gestaltung und Veröffentlichung freigegeben werden. Dazu gehören Rückmeldefristen, der vereinbarte Leistungsumfang und der Umgang mit zusätzlichen Wünschen. Eine neue Buchungsfunktion kann sinnvoll sein, verändert aber möglicherweise Aufwand und Zeitplan.
Trenne notwendige Korrekturen von späteren Erweiterungen. So ist erkennbar, welche Punkte vor dem Start erledigt sein müssen. Ein einfacher Status wie „offen“, „in Prüfung“ oder „freigegeben“ genügt häufig.
6. Plane Umschaltung, Funktionsprüfung und Rückweg
Vor der Veröffentlichung besprechen wir einen geeigneten Zeitpunkt, Verantwortliche und erreichbare Ansprechpartner. Steht eine Werbeaktion an oder ist der Betrieb gerade besonders ausgelastet, gehört das in die Planung. Auch Änderungen an E-Mail, Formularen oder Buchungen müssen ausdrücklich berücksichtigt werden.
Für WordPress gehören Datenbank und Dateien zur Sicherungsplanung; darauf weist die offizielle Backup-Dokumentation hin. Wir klären vorab, welcher Stand gesichert ist und wie ein Rückweg bei einem wesentlichen Problem aussieht. Neue Anfragen oder Bestellungen während der Umstellung dürfen dabei nicht übersehen werden.
Zur Freigabe gehören Tests wichtiger Kontaktwege, mobiler Ansichten, Links und vereinbarter Messungen. Nach Änderungen an URLs kann die Sichtbarkeit in der Google-Suche vorübergehend schwanken. Deshalb endet der Ablauf nicht mit „online“, sondern enthält eine anschließende Kontrolle.
Dein kompaktes Briefing für unser erstes Projektgespräch
Mit diesen Unterlagen lässt sich der nächste Schritt sinnvoll planen:
- Deine drei wichtigsten Ziele und die beworbenen Leistungen.
- Eine Liste vorhandener Seiten und besonders wichtiger Adressen.
- Texte, Bilder und Referenzen mit gekennzeichneten Freigaben.
- Eine Anbieter- und Zugangsübersicht ohne eingetragene Passwörter.
- Ansprechpartner, verfügbare Zeit und gewünschter Veröffentlichungstermin.
- Offene Fragen zu Funktionen, Risiken, Budget und späterer Betreuung.
Unvollständige Punkte dürfen offen bleiben. Entscheidend ist, dass wir sie sehen und zuordnen können. Für die Pflege nach dem Neustart können wir zusätzlich eine passende WordPress-Betreuung vereinbaren.